Dienstag, 1. Oktober 2024 von Frank Rösner
Wichtige Informationen zur E-Rechnung
1. Vorbemerkungen
Ich beschränke mich auf eine grobe Darstellung der Vorschriften zur E-Rechnung. Im Detail sind die gesetzlichen Vorschriften maßgebend. Wenn ich weitere Erkenntnisse erhalte, werde ich diese Seite jeweils aktualisieren.
Ab dem 1.1.2025 gibt es eine grundsätzliche (d. h. mit Ausnahmen) Pflicht zur Erstellung von elektronischen Rechnungen. Die Verpflichtung ist auf den inländischen B2B-Bereich beschränkt, gegenüber Endverbrauchern (B2C) gibt es keine E-Rechnungspflicht.
Die Verpflichtung gilt auch für Kleinunternehmer. Vermieter mit steuerpflichtigen Vermietungsumsätzen müssen eine E-Rechnung nur für die erste Monatsmiete ausstellen, wenn klargestellt ist, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt, z. B. durch Beifügung des Mietvertrags. Spätestens nach Ende der nachfolgend geschilderten Übergangsregelungen ist es bei Dauerschuldverhältnissen erforderlich, eine solche E-Rechnung einmalig für den ersten Abrechnungszeitraum zu übermitteln (Initial-Rechnung). Vermieter mit steuerfreien Vermietungsumsätzen, also ohne Option zur Umsatzsteuer, müssen keine E-Rechnungen ausstellen.
Die E-Rechnungspflicht gilt auch für Rechnungen an Kleinunternehmer, an Unternehmer mit steuerfreien Umsätzen (z. B. Ärzte, Versicherungsmakler) oder an Vermieter, selbst wenn diese nur umsatzsteuerfreie Vermietungsumsätze tätigen. Vermieter sind nämlich auch Unternehmer im umsatzsteuerrechtlichen Sinn. B2B ist in diesem Fall also erweitert zu verstehen.
2. Übergangsregelungen und Ausnahmen
Nur für den Rechnungsaussteller gibt es folgende Übergangsregelungen:
Für bis zum 31.12.2026 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Bei PDF-Rechnungen per E-Mail muss der jeweilige Empfänger wie bisher einverstanden sein. Die Übermittlung muss dann aber auch spätestens am 31.12.2026 erfolgen. Zustimmungen können auch konkludent erfolgen, d. h. durch Annahme der Rechnung ohne Widerspruch.
Für vom 1.1. bis 31.12.2027 ausgeführte Umsätze gilt die Übergangsregelung nur noch für Rechnungsaussteller, deren Umsatz im Jahr 2026 höchstens 800.000 Euro betragen hat. Die Übermittlung muss dann aber auch spätestens am 31.12.2027 erfolgen.
Bis 31.12.2027 gilt für „kleine“ Unternehmer also faktisch keine wirkliche E-Rechnungspflicht, denn es können immer auch Rechnungen per Post oder mit Zustimmung des Empfängers per E-Mail verschickt werden. Es bleiben also drei Jahre Zeit, die genutzt werden sollten. Die Umstellung auf die E-Rechnung hat auch eine professionelle Außenwirkung. Ein lesbares PDF wird ja trotzdem immer beigefügt.
Ab 1.1.2028 gilt die E-Rechnungspflicht dann uneingeschränkt.
Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Fahrausweise. Da muss man abwarten, ob und wann sich hier etwas ändert.
Interessant ist die Frage, wie bei Barverkäufen über 250 Euro zu verfahren ist. Spätestens ab 1.1.2028 muss hier der Verkäufer meines Erachtens die E-Mail-Adresse des Käufers abfragen, damit er seiner Verpflichtung nachkommen und, zusätzlich zum Kassenbeleg, eine E-Rechnung übermitteln kann. Zukünftige Kassensysteme werden wohl für die Erfassung der E-Mail-Adresse nachgerüstet werden müssen. Für den Rechnungsempfänger mit Vorsteuerabzug ist das außerdem unverzichtbar, weil sonst der Vorsteuerabzug gefährdet ist. Unabhängig von der Verpflichtung des Verkäufers, eine E-Rechnung auszustellen, wird man deshalb in größeren Märkten schon aus Eigeninteresse zum Service-Schalter gehen. Die ordnungsgemäße Rechnung für das Finanzamt wird dann nur nicht wie bisher ausgedruckt, sondern per E-Mail übermittelt.
Wer ordnungsgemäße E-Rechnungen verschickt, benötigt ab 1.1.2025 nicht mehr die Zustimmung der Rechnungsempfängers, sofern die grundsätzliche Verpflichtung zur E-Rechnung ab 1.1.2025 greift. Das spart dann die Papier-Rechnung. Bei Endverbrauchern (B2C) bleibt die Zustimmung zur PDF-Rechnung aber weiterhin erforderlich, aber das läuft eh ins Leere, weil schon heute PDF-Rechnungen verschickt werden.
3. Ausblick
Frühestens ab 2028 ist geplant, dass jede einzelne Rechnung an ein bundeseinheitliches System der Verwaltung übermittelt werden muss, für Kontrollzwecke und zur Vereinfachung von Betriebsprüfungen.
4. Empfang von E-Rechnungen
Ab 1.1.2025 sollte jeder inländische Unternehmer zumindest in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können, denn wenn der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, muss er die Möglichkeit haben, die E-Rechnung zu übermitteln. Eine E-Mail-Adresse ist also Voraussetzung und die hat heutzutage sowieso jeder. Die E-Mail-Adresse muss dem Rechnungsaussteller mitgeteilt werden. Ggfs. macht es Sinn, für den Rechnungsempfang eine gesonderte E-Mail-Adresse einzurichten, z. B. rechnung@mustermann.de. Dadurch besteht die Möglichkeit, z. B. mit MS Outlook, Eingangsrechnungen automatisch in einen gesonderten Ordner umzuleiten.
Eine Software zum Auslesen der empfangenen E-Rechnungen ist dagegen zunächst nicht unbedingt erforderlich, da der Rechnungsaussteller im eigenen Interesse immer zusätzlich auch ein lesbares Rechnungsformat mitschicken wird. Schon heute werden im Online-Handel den PDF-Rechnungen bisweilen elektronische Rechnungen beigefügt. Nur hat man bisher kaum darauf geachtet und nur das lesbare PDF verwendet. PDF-Rechnungen mit integrierter elektronischen Rechnungsstellung werden als hybride Rechnungen bezeichnet.
Bei den elektronischen Rechnungen werden grundsätzlich zwei Formate unterschieden. Das X-Format (XML-Datei) kann ohne zusätzliche Software nicht gelesen werden. Hier wird der Rechnungsversender ein normales lesbares PDF mit den gleichen Inhalten beifügen. Elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format sind dagegen lesbar. Hier ist der elektronisch lesbare XML-Datensatz in das PDF integriert. Wichtig ist zunächst einfach nur, die elektronischen Rechnungen wie auch die PDFs sicher und geordnet zu speichern, um jederzeit darauf zugreifen zu können, um den Betriebsausgaben- und den Vorsteuerabzug sicherzustellen.
5. Software-Lösungen
Trotz der langen Übergangsfristen sollte man sich schon jetzt über die Technik zur Erstellung und für den Empfang von E-Rechnungen Gedanken machen.
Meine Kanzleisoftware „Lexware Professional“ ist schon seit längerer Zeit in der Lage, beim digitalen Belegbuchen Ihre E-Rechnungen zu lesen und zu übernehmen. Für die Erstellung von E-Rechnungen suche ich dagegen selbst noch nach einer einfachen Lösung für meine Kanzlei. „Lexware Professional“ verfügt zwar über die Möglichkeit, E-Rechnungen zu generieren, eine einfache Lösung sieht m. E. aber anders aus. Außerdem hat Lexware die Rechnungserstellung in das Modul Warenwirtschaft integriert, das ich als Steuerberater nicht nutze. Ich überlege deshalb, ggfs. lieber ein kleines Zusatz-Tool einzusetzen.
Praktisch habe ich mir für die E-Rechnung bis jetzt das Tool von Buhl Data angeschaut. Das hat auch hervorragend funktioniert. Ich konnte eine E-Rechnung erstellen und die gleiche E-Rechnung wieder lesbar machen. Das Tool kann in der kostenlosen Version sehr gut getestet werden und eignet sich m.E. schon jetzt dauerhaft für die Lesbarmachung von E-Rechnungen, sofern der Anbieter das nicht irgendwann einschränkt. Für das Erstellen von E-Rechnungen macht die kostenlose Version von Buhl Data aber keinen Sinn, denn es können keine Stammdaten gespeichert werden und man müsste bei jeder Rechnung immer wieder alle Daten eintippen. Hier sind der Link zum Tool und eine Beispiel-Rechnung, die ich an mich selbst geschickt habe.
Weiterhin bietet die DATEV eine E-Rechnungsplattform an. Diese habe ich allerdings noch nicht getestet.
Möglicherweise wird aber auch der Gesetzgeber ein kostenloses Tool zum Erstellen und Empfangen von E-Rechnungen bereitstellen. Man muss aber abwarten, wie praxistauglich ein solches Tool sein wird. Elster bietet bekanntlich auch nur eine Basis-Erfassung und keine zusätzliche Software-Unterstützung.
Je früher man auf E-Rechnungen umstellt, desto weniger muss man sich mit den Übergangsregelungen und den Unterschieden bei den Empfängern auseinandersetzen. Mit einer E-Rechnung und einer ergänzenden lesbaren Ausfertigung (PDF) ist man immer auf der sicheren Seite.
6. Aufbewahrungspflichten
E-Rechnungen dürfen per einfacher E-Mail verschickt werden, sie müssen elektronisch archiviert werden und zumindest 10 Jahre lang für den Abruf bereitstehen.
7. Weiterführende Informationen
Die Finanzverwaltung hat am 13.6.2024 ein Entwurfsschreiben zur Einführung der E-Rechnung herausgegeben. Dazu gibt es eine gute Darstellung von Haufe sowie eine Kommentierung. Im Oktober 2024 wird das finale Einführungsschreiben erwartet. Dann wird es an diesem Beitrag bestimmt noch einige Änderungen geben.